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　　當(dāng)你收到一封申訴信、催收信或詢問(wèn)信，而你的答復(fù)是否定的時(shí)候，最好還是寫(xiě)一封拒絕信。只要注意技巧，講究禮貌，拒絕信也就既可以不傷害讀者的感情，又保持與讀者的友好情意。

　　寫(xiě)拒絕信時(shí)，首行有一個(gè)緩沖開(kāi)頭，用表示友好的禮貌、謙恭的詞語(yǔ)和積極的語(yǔ)氣強(qiáng)調(diào)你和讀者之間的相互理解。態(tài)度保持中性，不使用含有“是”或“否”的肯定或否定語(yǔ)詞。接著提供令人信服的邏輯說(shuō)明，擺事實(shí)講道理，強(qiáng)調(diào)讀者的利益;用的證據(jù)要委婉、冷靜、和善;同時(shí)要重復(fù)一些關(guān)鍵語(yǔ)詞和有關(guān)句子，達(dá)到讀者認(rèn)為你的“否定”是在某種情況下的最佳解決方案的效果。然后順乎自然地以積極口吻明確說(shuō)出你的否定答復(fù)。最后向讀者提出建設(shè)性的意見(jiàn)，使讀者感到你是熱情、溫暖、樂(lè)于助人的，從而與讀者建立友好感情。結(jié)尾處不應(yīng)再提及前面的壞消息或表示道歉。

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