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　　周恩來曾指出，中國的檔案歷史是世界上最早的，也是最豐富的，殷代甲古文中就發(fā)現(xiàn)有不少官方文書，我國公文的歷史久遠(yuǎn)，至少在公元前13世紀(jì)就已經(jīng)出現(xiàn)了，而且種類和形式繁多。我國現(xiàn)行實行的公文主要有九大類十五種：1、命令、令、指令;2、決定、決議;3、指示;4、布告、公告、通告;5、通知;6、通報;7、報告、請示;8、批復(fù);9、函。

　　公文具有特定的體式。一是公文的結(jié)構(gòu)，由標(biāo)題、主送機關(guān)、抄送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文機關(guān)、發(fā)文日期、發(fā)文編號、密級、緩急程度、閱讀范圍等部分構(gòu)成;二是公文的外觀形式，莊重大方，生動活潑，有一種勃勃向上的政治氣概。

　　公文語體具有以下特點：一是語詞有嚴(yán)格的單義性，避免一詞多義或一義多詞，為表意確切而形成偏正化的特點;二是一般不用語氣詞、感嘆詞，不用富于描繪性、形象性和感情色彩的詞。如不用就不能充分表達(dá)意思時，也簡明扼要地用一些;三是排斥口語詞匯和方言詞匯。沒有被漢語普通話吸收的方言詞匯和口語詞匯，地方色彩太濃，局限性大，會影響公文表意的準(zhǔn)確性;四是排斥倒裝句、省略句，應(yīng)用主謂賓全句。

　　合乎規(guī)范地撰寫公文，還必須注意以下幾個方面的問題：

　　1、公文的政治性

　　公文具有很強的政治性。公文水平的高低，主要看其是否準(zhǔn)確地體現(xiàn)了黨和國家的政治意圖。所以撰文時，對黨中央、國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志的批示和講話，對黨的路線、方針和政策，在提法上必須嚴(yán)格以中央文件為準(zhǔn);普通文件和可公開的文件，更應(yīng)以中央報刊發(fā)表的提法為準(zhǔn);提口號要按照黨中央和上級的提法執(zhí)行，不要亂擬、亂提與中央精神相抵觸的口號;宣揚成績要分寸得當(dāng);宣揚典型要交待具體背景，說清主客觀條件。

　　2、公文中的專用名稱

　　同一名稱在一篇公文中出現(xiàn)多次時，前后應(yīng)統(tǒng)一;人的職務(wù)、地名常有變動，書寫時注意名稱的變動;凡外國國名、重要的或常見的地名、人名、黨派、政府機構(gòu)、新聞機構(gòu)等譯名均應(yīng)以新華社的譯名為準(zhǔn);不用難懂的術(shù)語、行話;文稿中第一次出現(xiàn)的市、縣、地區(qū)等地名前應(yīng)冠以所屬的省或地區(qū)名。

　　3、公文中的“時間”

　　時間概念要準(zhǔn)確，要用年月日具體日期，盡量避免用時間代名詞;運用我國各個朝代年號時要在前邊另注公歷年份。

　　4、公文中的“數(shù)字”

　　文中不能混用基數(shù)、序數(shù)、分?jǐn)?shù)、倍數(shù)、確數(shù)、概數(shù);引用統(tǒng)計數(shù)字要考慮讀者的感受;文稿中出現(xiàn)一系列相關(guān)的數(shù)字時，應(yīng)仔細(xì)檢查和推演、避免相互矛盾。

　　5、公文中的模糊語言

　　由于語言本質(zhì)上的中介性和表義上的模糊性，因此，語言具有相對的模糊性質(zhì)。如“研究”一詞，對一個稱職的領(lǐng)導(dǎo)者，它是慎重和避免獨斷專行的體現(xiàn);但對于一個官僚主義者，它又是搪塞和極不負(fù)責(zé)的最好的遁詞。所以，使用模糊語言必須真實地反映客觀事實，努力使之符合辯證法。

　　從公文關(guān)系來分，公文還可以分為下行公文、上行公文和并行公文三類。

　　1、下行公文，是指黨政機關(guān)或社會罷休中的上級組織向其下屬組織所發(fā)的公文，包括命令、令、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通報、批復(fù)。

　　寫下行公文時，要樹立尊重下級的觀念。當(dāng)下級機關(guān)向主管上級機關(guān)請求就某項工作或問題作出指示時，上級機關(guān)應(yīng)根據(jù)政策規(guī)定和實際情況，予以及時、準(zhǔn)確地批復(fù)。

　　不是隸屬關(guān)系的不要以隸屬關(guān)系的身份行文。未經(jīng)會議討論通過并要求下級貫徹執(zhí)行的事項，不能擅自使用“決議”的名稱。對所有決定的問題，都要作出不容置疑的結(jié)論式的判斷和決議，送文給受文者照章執(zhí)行。這既是對受文者的尊重，也是對工作的負(fù)責(zé)。

　　2、上行公文，是指黨政機關(guān)或社會團體中的下級組織向上級主管機關(guān)報告情況或請求對某項工作或問題作出指示、批復(fù)時使用的公文，如報告、請示。

　　寫上行公文時，下級機關(guān)一般應(yīng)按照隸屬關(guān)系進(jìn)行請示、報告。無特殊情況，不要越級，以免打亂正常的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。如遇特殊情況或緊急事宜必須越級報告時，也應(yīng)當(dāng)同時抄報所越過的上級機關(guān)。

　　請示應(yīng)限于必須向上級請示的問題。事無巨細(xì)，件件都向上級請示，決不是尊重上級和對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的表現(xiàn)。一般來說，應(yīng)該向上級請示的問題主要是：屬于上級主管單位明確規(guī)定必須請示批準(zhǔn)才能辦理的事項;工作中發(fā)生了新情況，而無章可循，有待上級主管單位明確指示后才能辦理的事項;按上級明文規(guī)定完成某項任務(wù)后，需報上級主管單位備案的有關(guān)事項。

　　上行公文的文字最好莊重樸實、簡明扼要。在撰寫帶有自我批評性質(zhì)的報告時，其行文禮儀并不僅在于措詞的誠懇，而且在于寫明情況，勇于承擔(dān)責(zé)任和吸取教訓(xùn)。

　　3、平行公文，是平等的黨政機關(guān)、各社會團體之間或相互沒有隸屬關(guān)系的機關(guān)、部門之間的行文。平行公文，過去叫咨、函，現(xiàn)在不必用什么特定的文種名稱，但一般不發(fā)指令性文件，也不互相請示。雙方是平等身份，文件的口吻應(yīng)當(dāng)是協(xié)商和協(xié)調(diào)。

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